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Bewirtung aus geschäftlichem Anlass: Welche Nachweise für den Betriebsausgabenabzug erforderlich sind

Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dabei anfallenden (angemessenen) Kosten nur zu 70 % steuerlich abziehbar. Die übrigen 30 % sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich kürzlich ausführlich zur Abzugsbeschränkung für Bewirtungskosten geäußert. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Aussagen im Überblick:

• Bewirtungsbeleg: Der (anteilige) Abzug von Bewirtungskosten erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Ein formloser, unterschriebener Bewirtungsbeleg genügt. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungsbeleg zusätzlich die Rechnung beigefügt werden. In diesem Fall reichen auf dem Bewirtungsbeleg dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
• Bewirtungsrechnung: Grundsätzlich muss die Bewirtungsrechnung den umsatzsteuerlichen Mindestanforderungen entsprechen. Zu den Muss-Inhalten zählen demnach unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Leistungsbeschreibung. An Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR (sog. Kleinbetragsrechnungen) werden aber geringere Anforderungen gestellt: Aus ihnen müssen lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomiebetrieb), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen.
• Kasse des Gastronomen: Sofern der besuchte Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, dürfen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass steuerlich nur abgezogen werden, wenn maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorliegen. Das BMF weist darauf hin, dass der bewirtende Steuerpflichtige im Allgemeinen darauf vertrauen kann, dass die ihm erteilte Rechnung ordnungsgemäß ist, wenn der Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde.
• Spätere Abrechnung: Sofern eine Bewirtung nicht direkt "am Tisch" abgerechnet wird, sondern Rechnungsstellung und unbare Bezahlung erst nach dem Tag der Bewirtung erfolgen (z.B. bei größeren Veranstaltungen), muss für den Abzug von Bewirtungskosten kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. In diesem Fall genügt die Rechnung samt Zahlungsbeleg.
• Elektronische Form: Die Nachweiserfordernisse für den Abzug von Bewirtungskosten können auch in elektronischer Form erfüllt werden (durch digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Rechnungen). Das BMF führt in seinem Schreiben aus, welche Voraussetzungen hierfür konkret vorliegen müssen.

(aus: Ausgabe 10/2021)