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Grundsätzliches zum elektronischen Fahrtenbuch: Änderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein

Wer ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke nutzt, kann den zu versteuernden Nutzungsvorteil durch ein Fahrtenbuch ermitteln und so eine Versteuerung nach der pauschalen 1-%-Methode umgehen. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist häufig günstiger als die 1-%-Methode, wenn eher wenig private Fahrten unternommen werden, eine geringe Gesamtfahrleistung zu erwarten ist, das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat oder es bereits abgeschrieben ist.

Die Vorteilsermittlung nach der Fahrtenbuchmethode wird vom Finanzamt allerdings nur dann anerkannt, wenn das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist. Hierfür muss es zeitnah und in geschlossener Form (z.B. als gebundenes Buch) geführt werden, so dass spätere Änderungen ausgeschlossen sind. Mittlerweile werden Fahrtenbücher immer häufiger in elektronischer Form (z.B. als Smartphone-App oder Software) geführt. Zum Einsatz kommen dabei mitunter spezielle Stecker mit GPS-Trackern und SIM-Karten, die mit der Fahrzeugschnittstelle verbunden werden, so dass die Fahrten automatisch aufgezeichnet werden.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem neuen Beschluss bekräftigt, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei nur dann die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllt (die geschlossene Form aufweist), wenn nachträgliche Veränderungen an den eingespeisten Daten entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Es genügt nach der BFH-Entscheidung nicht, wenn nachträgliche Änderungen nur durch einen Systemadministrator offengelegt werden können. Das elektronische Fahrtenbuch muss also einen unmittelbaren Einblick in die vorgenommenen Änderungen ermöglichen - sofern solche Änderungen überhaupt zugelassen sind.

Hinweis: Wird ein analoges oder elektronisches Fahrtenbuch verworfen, hat dies häufig teure Folgen für den Fahrer, denn dann wird der Nutzungsvorteil in der Regel nach der 1-%- Methode errechnet.

(aus: Ausgabe 05/2024)